Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

IT Solutions Sascha Wolf
An der Hebemärchte 1, 04316 Leipzig
E-Mail: info@wolfinity.io
Telefon: +49 341 9898 2398
USt-IdNr.: DE365311442

Nachfolgend auch „wir", „uns" oder „Anbieter" genannt.

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie in unserem Impressum.

2. Arten der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer SaaS-Plattform Fuhriva verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, USt-IdNr., Branche, Anschrift
• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierungsdaten
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Versicherungsdaten
• Standortdaten: Adressen und Bezeichnungen von Betriebsstandorten
• Schadensmeldungen: Schadensbeschreibungen, Positionsdaten am Fahrzeug, Fotos, zugehörige Reparaturdaten
• Reparaturdaten: Werkstattinformationen, Reparaturbeschreibungen, Kosten, Termine
• Fahrtendaten: Start-/Zielorte, Kilometerstände, Fahrtzeiten, Fahrtzweck
• Dateien und Dokumente: Hochgeladene Dokumente und Bilder zu Fahrzeugen
• Zahlungsdaten: Über unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitete Rechnungs- und Abonnementdaten
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browserdaten, Zugriffszeitpunkte, aufgerufene Seiten
• Protokolldaten: Sicherheitsrelevante Ereignisse (Login-Versuche, Berechtigungsänderungen)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO. Da Fuhriva ausschließlich als B2B-Plattform betrieben wird, sind die primären Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung unserer SaaS-Plattform erforderlich. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung der Plattformfunktionen, die Nutzerverwaltung sowie die Abrechnung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Für den Einsatz von Analyse- und Marketing-Tags (geladen über den Google Tag Manager) holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung über unseren Cookie-Consent-Banner ein. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden – entweder über die Cookie-Einstellungen auf unserer Plattform oder per E-Mail an uns.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, insbesondere zur Plattformsicherheit, Betrugsprävention, Fehleranalyse sowie zur Direktwerbung an Bestandskunden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten unterliegen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Fuhriva-Plattform (Flottenmanagement, Schadensmeldungen, Fahrtenbuch, Wartungsplanung)
• Registrierung, Authentifizierung und Verwaltung von Benutzerkonten
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnementverwaltung über Stripe
• Versand transaktionaler E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen)
• Gewährleistung der Plattformsicherheit (IP-Blocking, Rate-Limiting, Sicherheitsprotokollierung)
• Analyse der Plattformnutzung und Verbesserung unserer Dienste (nur mit Einwilligung)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Reichweitenmessung und Conversion-Tracking über den Google Tag Manager (nur mit Einwilligung)

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO).
• Kontodaten: Bis zur vollständigen Löschung des Kundenkontos, zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Bei Kontolöschung werden alle personenbezogenen Daten einschließlich hochgeladener Dateien unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert.
• Sicherheitsprotokolle: Automatische Löschung nach 90 Tagen. IP-Adressen und Browser-Informationen in Sitzungsdaten werden nach 30 Tagen automatisch anonymisiert.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Vorgaben.
• E-Mail-Protokolle: Automatische Löschung nach 12 Monaten.
• Registrierungsanalytik: Automatische Löschung nach 6 Monaten.
• Abgelaufene Authentifizierungstoken: Automatische Löschung nach Ablauf.

Die automatische Löschung bzw. Anonymisierung erfolgt wöchentlich durch einen systeminternen Bereinigungsprozess. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht für andere zulässige Zwecke weiterhin benötigt werden.

6. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, ein berechtigtes Interesse vorliegt oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. Insbesondere arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen:

a) Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für die Abwicklung von Zahlungen und die Verwaltung von Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA bzw. Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Bei Zahlungsvorgängen werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt und von Stripe verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy.

b) Google Tag Manager (nur mit Einwilligung)

Wir verwenden den Google Tag Manager (Container-ID: GTM-W3B3DPGG) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Der Google Tag Manager ist ein Tag-Management-System, mit dem wir Tracking- und Analyse-Tags zentral verwalten und ausspielen.

Der Google Tag Manager wird erst geladen, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Statistik" oder „Marketing" zugestimmt haben. Ohne Ihre Einwilligung wird weder das GTM-Script noch das noscript-Fallback-iFrame in die Seite eingebunden — es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Nach erteilter Einwilligung übergeben wir Ihre granularen Consent-Signale (Statistik / Marketing) über den Google Consent Mode v2 an den Container, sodass einzelne Tags nur mit der jeweils passenden Einwilligung feuern. Eine Änderung Ihrer Einstellungen wirkt unmittelbar auf bereits geladene Tags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

c) Google OAuth (Anmeldung mit Google)

Wir bieten die Möglichkeit, sich über Google OAuth (Single Sign-On) bei unserer Plattform anzumelden oder zu registrieren. Wenn Sie diese Funktion nutzen, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild. Diese Daten werden ausschließlich zur Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung der Google-Anmeldung).

d) E-Mail-Versand (SMTP-Provider)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen) nutzen wir einen externen SMTP-Dienstleister. Dabei werden die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht an den Dienstleister übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Plattform verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert. Wir unterscheiden zwischen folgenden Kategorien:

a) Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Diese umfassen:

• Session-Cookies: Zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung
• Authentifizierungs-Token: Zur sicheren Identifikation und Zugriffskontrolle
• Cookie-Consent-Cookie: Zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen

Diese Cookies sind für die Funktionsfähigkeit der Plattform unerlässlich und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch erforderliche Cookies). Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

b) Statistik-Cookies (nur mit Einwilligung)

Statistik-Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Plattform interagieren. Sie werden über den Google Tag Manager (Container-ID GTM-W3B3DPGG) ausgespielt und erst gesetzt, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Statistik" zugestimmt haben.

c) Marketing-Cookies (nur mit Einwilligung)

Marketing-Cookies werden verwendet, um die Wirksamkeit von Werbemaßnahmen zu messen. Sie werden ebenfalls über den Google Tag Manager (Container-ID GTM-W3B3DPGG) geladen und erst gesetzt, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Marketing" zugestimmt haben.

d) Cookie-Consent-Banner

Beim ersten Besuch unserer Plattform wird Ihnen ein Cookie-Consent-Banner angezeigt. Dort können Sie wählen, welche Cookie-Kategorien Sie zulassen möchten. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer der Plattform ändern oder widerrufen. Rechtsgrundlage für nicht technisch notwendige Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben als betroffene Person gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Über die Funktion „Datenexport" in Ihren Profileinstellungen können Sie jederzeit eine vollständige Kopie Ihrer gespeicherten Daten im JSON-Format herunterladen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschfunktion in Ihren Profileinstellungen entfernt alle Ihre personenbezogenen Daten einschließlich Sitzungen, hochgeladener Dateien und Fahrzeugzuordnungen. Sicherheitsprotokolle werden dabei anonymisiert.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Über die Funktion „Datenexport" in Ihren Profileinstellungen können Sie Ihre Daten jederzeit als JSON-Datei herunterladen. Zusätzlich steht ein CSV-Export für Fahrtenbücher zur Verfügung (GoBD-konform).
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für Cookie-Einwilligungen nutzen Sie bitte den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Plattform.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Abschnitt 1 genannte Adresse oder E-Mail.

9. SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten:

• Transportverschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über TLS 1.2/1.3 mit HSTS-Preloading.
• Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungssystem mit konfigurierbaren Berechtigungsgruppen und Mandantentrennung.
• Authentifizierung: Sichere Passwort-Hashing (bcrypt), optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), automatische Sperrung nach fehlgeschlagenen Login-Versuchen.
• Session-Sicherheit: HttpOnly-Cookies mit SameSite-Attribut, automatische Session-Begrenzung (max. 10 gleichzeitige Sitzungen), Session-Invalidierung bei Passwortänderung.
• Datensicherung: Regelmäßige verschlüsselte Backups (AES-256-CBC) mit automatischer Rotation.
• Protokollierung: Sicherheitsrelevante Ereignisse werden protokolliert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. IP-Adressen in Sitzungsdaten werden nach 30 Tagen anonymisiert.
• Log-Anonymisierung: IP-Adressen in Webserver-Zugriffsprotokollen werden automatisch anonymisiert (letztes Oktett entfernt).
• Rate-Limiting: Schutz vor Brute-Force-Angriffen durch mehrstufige Zugriffsbegrenzung und automatische IP-Sperrung.
• CSRF-Schutz: Absicherung gegen Cross-Site Request Forgery durch SameSite-Cookies, CORS-Validierung und Sec-Fetch-Site-Prüfung.
• Content-Security-Policy: Strenge CSP-Header zur Verhinderung von Cross-Site-Scripting (XSS).
• Mandantentrennung: Vollständige Datenisolierung zwischen Kunden auf Datenbankebene.

11. Datenexport und Kontolöschung

Sie können jederzeit über die Profileinstellungen in der Plattform Folgendes durchführen:

• Datenexport: Laden Sie eine vollständige Kopie Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten im JSON-Format herunter. Der Export umfasst Ihr Profil, Kontomitgliedschaften, Fahrten, Schadensmeldungen, Tankvorgänge, Fahrzeugzuordnungen und Datei-Metadaten.
• Kontolöschung: Löschen Sie Ihr Benutzerkonto unwiderruflich. Dabei werden alle personenbezogenen Daten einschließlich hochgeladener Dateien gelöscht und Sicherheitsprotokolle anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
• CSV-Export: Fahrtenbücher können im CSV-Format exportiert werden (GoBD-konform).

12. Google Tag Manager

Diese Plattform nutzt den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Der Google Tag Manager ist ein Tag-Management-System, mit dem wir Tracking-, Analyse- und Marketing-Tags über eine zentrale Schnittstelle steuern. Die bei uns eingesetzte Container-ID lautet GTM-W3B3DPGG.

Einwilligungspflicht / Privacy by Default: Anders als bei der von Google empfohlenen Standardintegration laden wir das GTM-Snippet bewusst nicht unmittelbar im <head>. Stattdessen wird sowohl das GTM-JavaScript als auch das noscript-Fallback-iFrame (googletagmanager.com/ns.html) erst dann in die Seite injiziert, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Statistik" und/oder „Marketing" zugestimmt haben. Ohne Ihre Einwilligung wird keinerlei Verbindung zu Google-Servern aufgebaut und es werden keine Cookies gesetzt.

Google Consent Mode v2: Nach erteilter Einwilligung übermitteln wir Ihre granularen Consent-Signale (analytics_storage, ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) als Consent-Update an den Container. Einzelne Tags im Container feuern nur, wenn das jeweils passende Signal auf „granted" steht. Eine spätere Änderung Ihrer Cookie-Einstellungen aktualisiert die Signale in Echtzeit.

Datenübermittlung in Drittländer: Beim Laden des GTM-Scripts werden technisch bedingt Verbindungsdaten (insb. IP-Adresse, User-Agent) an Google in den USA übertragen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Welche konkreten Tags der Container ausführt, hängt von der jeweiligen Konfiguration ab; wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Zweck wesentlich ändert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Plattform anpassen. Bereits gesetzte GTM-bezogene Cookies werden beim Widerruf nicht erneut gesetzt; bestehende Cookies können Sie über die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers löschen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google: https://policies.google.com/privacy.

13. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Plattform wird bei einem professionellen Hosting-Anbieter betrieben. Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Plattform erhoben werden, werden auf den Servern des Hosting-Anbieters gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Nutzungsanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten und sonstige Daten handeln, die über unsere Plattform verarbeitet werden.

Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Diese stellen sicher, dass die Datenverarbeitung ausschließlich nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO erfolgt.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Bereitstellung unserer Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.